Case3: Dollar General Uses Integrated Software

1. Explain why the old, nonintegrated functional system created problems for the company. Be specific

              เนื่องจาก Dollar General มีการขยายสาขาของกิจการมากในช่วงปี 1996-2002 ทำให้ระบบที่ใช้อยู่เดิมนั้นก่อให้เกิดปัญหาแก่บริษัทดังนี้

         - ระบบไม่สามารถจัดการกับอัตราภาษีที่ไม่เท่ากันในแต่ละรัฐได้

        - การบริหารบุคลากรนั้นเป็นไปได้ยากขึ้น เมื่อบริษัทขยายกิจการ เนื่องจากบุคลากรของบริษัทย่อมมีจำนวนเพิ่มสูงขึ้น

        - เกิดปัญหาในส่วนของเจ้าหนี้การค้า จากการที่บริษัทมีจำนวนคำสั่งซื้อเพิ่มสูงขึ้นมาก เนื่องจากเดิมนั้นบริษัทใช้การจับคู่ใบคำสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ ด้วยมืออยู่ ดังนั้นเมื่อจำนวนคำสั่งซื้อมากขึ้น และมีเจ้าหนี้ที่หลากหลายมากขึ้น จึงอาจเกิดความผิดพลาด หรือใช้เวลานานมากได้

2. The new system cost several million dollars. Why, in your opinion, was it necessary to install it?

     ระบบใหม่นั้นสามารถช่วยให้การดำเนินธุรกิจของกิจการเป็นไปได้อย่างราบรื่นรวดเร็ว และถูกต้องมากขึ้นกว่าระบบเก่า เนื่องจากระบบใหม่นั้นเป็นระบบที่สามารถใช้ข้อมูลจากส่วนต่างๆร่วมกันได้(Integrated) สามารถขยายขนาดของข้อมูลได้ (Scalable) และพนักงานในแต่ละระดับสามารถเข้าสู่ระบบและปรับเปลี่ยนเพิ่มเติมข้อมูลหรือโปรแกรมที่ต้องการได้ (Customized) ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อการขยายกิจการของบริษัท นอกจากนั้นผู้จัดหาสินค้าและลูกค้าก็ยังได้ประโยชน์จากการใช้ระบบใหม่นี้ด้วย ดังนั้นถึงแม้ว่าระบบใหม่นี้จะมีค่าใช้จ่ายในการติดตั้งที่แพงมาก แต่ก็นับว่าคุ้มค่ากับผลประโยชน์ที่บริษัทได้รับในอนาคต

3. Lawson Software Smart Notification Software (lawson.com) is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection.

             Smart Notification Software ที่พัฒนาโดย Lawson Software นั้นเป็นโปรแกรมที่ทำให้การเก็บข้อมูลและประมวลผลนั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยแสดงข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่เข้าใจง่ายและสามารถเข้าถึงได้โดยผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในข้อมูลนั้นแบ่งตามระดับความสำคัญของข้อมูลและบุคลากร มีการคัดกรองข้อมูล และส่งสัญญาณเตือนเมื่อมีเหตุการณ์ที่ได้ระบุไว้ ดังนั้น Dollar General จึงน่าจะนำโปรแกรมนี้มาใช้ในการดำเนินธุรกิจของบริษัท เนื่องจากบริษัทมีข้อมูลเพิ่มขึ้น หลากหลายมากขึ้น ต้องการความรวดเร็วและความถูกต้องในการประมวลผลของข้อมูล อีกทั้งยังต้องให้บุคลากรของบริษัทเข้าถึงข้อมูลได้ในแหล่งต่างๆอีกด้วย

4. Another new product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or why not?

            Services Automation เป็นโปรแกรมที่ช่วยในการบริหารข้อมูล ทรัพยากรต่างๆในองค์กร โดยเน้นในเรื่องการบริหารโอกาส (Opportunity Management) การบริหารโครงการ (Project Management) และการบริหารทรัพยากร (Resource Management) โดยสามารถนำข้อมูลมาประมวลผลเพื่อให้ผู้ใช้สามารถตัดสินใจในประเด็นต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นโอกาสในการขยายธุรกิจ หรือ การคาดการณ์ความสามารถและทรัพยากรของบริษัทได้ ดังนั้นจึงอาจจะเหมาะสมกับ Dollar General หากทางบริษัทต้องการที่จะใช้เป็นตัวช่วยในการตัดสินใจลงทุนในโครงการใหม่ หรือขยายกิจการเพิ่มเติม แต่หากบริษัทจะใช้โปรแกรมนี้ในการดำเนินธุรกิจปกติที่ทำอยู่แล้ว ก็อาจจะไม่จำเป็นเมื่อเปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากการซื้อโปรแกรม

11/22/2010 TPS-Transaction Processing System

ระบบประมลผลการเปลี่ยนแปลง (TPS) เป็นระบบที่มีความสำคัญที่สุดในองค์กร เนื่องจากเป็นระบบสารสนเทศที่จัดเก็บและประมวลการทำธุรกรรมทั้งหมดขององค์กรที่ต้องดำเนินงานปกติเป็นประจำทุกวัน โดย TPS เริ่มพัฒนามาตั้งแต่ 1950s ในช่วงสงครามโลกครั้งที่สอง ต่อจากนั้นจึงมีการนำมาใช้ในธุรกิจ ทำให้การดำเนินธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดย TPS นั้นเหมาะกับการทำงานที่ซ้ำๆกัน (Repetitive) ซึ่งระบบจะทำหน้าที่ในการรวบรวม และจัดระเบียบรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction) โดยเก็บข้อมูลอย่างต่อเนื่อง และตามเวลาที่เกิดขึ้นจริง (Real Time) สนับสนุนการปฏิบัติงานหลักขององค์กร

   
    คุณสมบัติ TPS ที่ดีนั้นประกอบด้วย

    - Reliability ระบบจะต้องเชื่อถือได้ ไม่อนุญาตให้ป้อนข้อมูลอะไรก็ได้

    - Standardization ระบบจะต้องมีมาตรฐานในการป้อนข้อมูล

    - Controlled Access ระบบจะต้องจำกัดการเข้าถึงข้อมูลของบุคคลแต่ละระดับ

ลักษณะของ TPS มีดังนี้

• ใช้ประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก
• ข้อมูลส่วนใหญ่มาจากแหล่งข้อมูลภายในและประมวลผลเพื่อตอบสนองผู้ใช้ภายในเป็นหลัก
• กระบวนการประมวลผลข้อมูลมีการดำเนินการเป็นประจำ เช่น ทุกวัน ทุกสัปดาห์
• มีความสามารถในการเก็บฐานข้อมูลจำนวนมาก
• มีความสามารถในการประมวลผลเร็ว
• Input และ Output มีโครงสร้างที่ชัดเจน
• การประมวลผลมีความน่าเชื่อถือสูง

วงจรการประมวลผล

• Data Entry การบันทึกข้อมูล ขั้นตอนแรกในการเก็บข้อมูลเกี่ยวกับธุรกิจ
• Transaction Processing การประมวลผล แบ่งเป็น Real-time โดยข้อมูลถูกประมวลผลทันที ออนไลน์  และ Batch ข้อมูลถูกรวบรวมไว้แล้วทำการประมวลผล ณ เวลาที่กำหนด ไม่จำเป็นต้องออนไลน์ เช่น Bank, Payroll
• Database Updating การบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูลและจัดการกับฐานข้อมูล โดยต้องคำนึงถึง ความถูกต้องของข้อมูล และความเป็นปัจจุบันของข้อมูล
• Document and Report Generation ผลิตรายงานและเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า ใบรายการขาย ใบแสดงสถานะของลูกค้า เป็นต้น
• Inquiry Processing รับคำร้องสอบถามข้อมูล ผ่าน internet, intranet, extranet, web browser นำเสนอในรูปแบบเอกสารสิ่งพิมพ์ หรือแสดงออกมาทางหน้าจอ

วัตถุประสงค์หลักของ TPS

     1 ตอบคำถามประจำวันที่เกิดขึ้น

     2 เพื่อติดตามรายการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในองค์กร

     3 เตรียมสารสนเทศสำหรับขั้นตอนและระบบอื่นๆต่อไป

ผู้ใช้ระบบ ได้แก่ บุคคลกรในองค์กร และผู้ที่ทำงานในระดับปฏิบัติการ รวมถึงผู้ควบคุมระดับล่างและผู้จัดการ ตัวอย่างของ TPS เช่น Accounting Information System, Order Entry System, Marketing Information System, Human Resource Information System, Recruitment, Training Device, Web analytic tools

Case2: Building an E-Business at FedEx Corporation

1. Identify the networks cited in this case.

FedEx ได้ใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการดำเนินธุรกิจ โดยอาศัยอินเทอร์เน็ต ไม่ว่าจะเป็น e-Shipping Tools ซึ่งเป็นโปรแกรมที่ลูกค้าสามารถตรวจสอบสถานะของการขนส่งสินค้าได้ผ่านทางเว็บไซต์ของบริษัท หรือ e-Commerce Solutions โปรแกรมเต็มรูปแบบที่รวมตั้งแต่การขายสินค้าและการขนส่งไว้ด้วยกัน ซึ่ง FedEx ได้พัฒนาโปรแกรมขึ้นมาหลายตัว เช่น FedEx PowershipMC, FedEx Ship Manager Server, FedEx ShipAPI^TM และ FedEx Net-Return^® ระบบพื้นฐานเหล่านี้รู้จักกันในชื่อ FedEx Direct Link เป็นพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์แบบ business-to-business ผ่านเครือข่ายต่างๆดังนี้

-          Global virtual private network (VPN) เป็นเครือข่ายสาธารณะที่รับประกันว่าผู้ใช้จะมีโอกาสใช้งานเครือข่ายได้ตลอดเวลาแต่ไม่ได้ให้สายหรือช่องทางการสื่อสารแก่หน่วยงานผู้ใช้โดยเฉพาะ แต่จะใช้วิธีแปลงรหัสข้อมูลของหน่วยงานผู้ใช้โดยเฉพาะ แต่จะใช้วิธีแปลงรหัสข้อมูลของหน่วยงานเพื่อที่จะส่งไปพร้อม ๆ กับหน่วยงานอื่นๆ ซึ่งเทคโนโลยี VPN นั้นจะมีการทำงานอยู่บนระบบ Internet โดยจะทำการจำลองระบบ Internet ซึ่งถือว่าเป็นระบบเครือข่ายสาธารณะ ให้เสมือนเป็นระบบเครือข่ายส่วนตัวภายในองค์กร

-          Internet เป็นเครือข่ายที่มีความสำคัญกับการดำเนินธุรกิจของ FedEx มาก  โดยเป็นเครือข่ายสื่อสาร ซึ่งเชื่อมโยงกันระหว่างคอมพิวเตอร์ทั้งหมด ที่ต้องการเข้ามาในเครือข่าย

-          Leased-line เป็นเครือข่ายส่วนบุคคล ใช้สำหรับการติดต่อสื่อสารด้วยเทคโนโลยีใยแก้วนำแสง รับ-ส่งสัญญาณ ภาพ เสียง และข้อมูล ระหว่างสถานที่ 2 แห่ง สามารถติดต่อถึงกันได้อย่างสะดวก รวดเร็ว แม่นยำ และปลอดภัยจากการละเมิดข้อมูล และยังสามารถเลือกใช้ความเร็ว ในการรับ-ส่งได้ตามความต้องการและลักษณะการใช้งาน

-          VAN (Value-added network) เป็นเครือข่ายกึ่งสาธารณะซึ่งให้บริการเพิ่มขึ้นจากการติดต่อสื่อสารปกติผู้ให้บริการสื่อสาร (Communication service provider) เป็นเจ้าของ VAN อย่างไรก็ตาม VAN เร็วกว่าเครือข่ายสาธารณะและมีความปลอดภัยมากกว่า เครือข่ายสาธารณะ

2. How does IT improve the performance of FedEx?

การที่ FedEx ได้นำ IT มาใช้ในการดำเนินธุรกิจนั้น ทำให้ FedEx เปลี่ยนจากบริษัทขนส่งเป็นบริษัทโลจิสติกส์ที่มีการบริหารจัดการแบบ e-business นั่นคือไม่เพียงแต่ FedEx จะขนส่งสินค้าเท่านั้นแต่ยังให้บริการด้านพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์อีกด้วย ส่งผลให้บริษัทมีผลการดำเนินงานที่ดีขึ้น IT ทำให้มีการสื่อสารและความร่วมมือที่ดีขึ้นแก่กลุ่มคนที่เกี่ยวข้องตลอดการขายและการขนส่งสินค้า ธุรกิจอื่นๆสามารถที่จะนำระบบการขนส่งและระบบข้อมูลของ FedEx ไปใช้ในการดำเนินธุรกิจของตนได้ ทำให้ FedEx มีขอบเขตของการดำเนินธุรกิจที่กว้างขึ้น การใช้ IT ยังทำให้บริษัทมีรายได้และกำไรที่สูงขึ้น จากการที่บริษัทมีระบบขนส่งและโซ่อุปทานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นไม่ว่าจะเป็นด้านค่าใช้จ่ายที่ลดลงหรือเวลาขนส่งที่รวดเร็วขึ้น บริษัทจึงสามารถขยายฐานลูกค้าได้หลากหลายรูปแบบขึ้น สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว น่าเชื่อถือ และมีค่าขนส่งที่ลูกค้ารับได้ การดำเนินงานภายในองค์กรของ FedEx เองก็ยังมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย สามารถลดขั้นตอนการประสานงานในส่วนต่างๆภายในองค์กร ทำให้ใช้ระยะเวลาที่น้อยลง ลดความผิดพลาดที่เกิดจากตัวบุคคลได้  ต้นทุนในการบริหารจัดการกับข้อมูลและบุคลากรก็น้อยลงด้วย

3. In what ways are personalization and customization provided?

บริษัทได้ใช้ IT ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบของ software หรือ hardware เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการตอบสนองความต้องการของลูกค้า ไม่ว่าจะเป็นด้าน personalization หรือ customization ลูกค้าสามารถเลือกใช้บริการได้ตามรูปแบบที่ต้องการได้ โดยสามารถเลือกโปรแกรมที่เหมาะกับธุรกิจของลูกค้าและยังสามารถปรับเปลี่ยนรายการต่างๆในโปรแกรมให้สามารถตอบสนองความต้องการได้ดีที่สุดอีกด้วย เช่น FedEx ShipAPI^TM ซึ่งโปรแกรมของบริษัทมีความแม่นยำสูงและรวดเร็ว และมีความปลอดภัยในระดับสูง นอกจากนั้นลูกค้ายังสามารถตรวจสอบสถานะของสินค้าระหว่างจัดส่งผ่านทางเว็บไซต์ของบริษัทได้อีกด้วย

4. What are the benefits to the customers?

การที่ FedEx นำเทคโนโลยีมาใช้ในการดำเนินธุรกิจนั้น ไม่เพียงแต่จะเกิดผลดีต่อบริษัท แต่ยังก่อให้เกิดประโยชน์แก้ลูกค้าด้วย ลูกค้าสามารถติดตามและตรวจสอบสถานะของสินค้าในระหว่างที่จัดส่งได้ นอกจากนี้ยังทำให้ลูกค้ามีค่าใช้จ่ายในการขนส่งต่ำลงและได้รับสินค้าภายในระยะเวลาที่สั้นลงด้วย ลูกค้ายังได้รับความสะดวกจากบริการ e-commerce ลูกค้าสามารถสั่งซื้อสินค้าและใช้บริการขนส่งได้โดยการเข้าเว็บไซต์ของ FedEx เพียงที่เดียว สำหรับลูกค้าที่เป็นองค์กรธุรกิจก็สามารถประหยัดต้นทุน ได้รับประโยชน์จากการใช้บริการของ FedEx ในการขนส่ง และสามารถมุ่งเน้นการบริหารจัดการกับกระบวนการผลิต หรือการขายสินค้า โดยไม่ต้องกังวลกับปัญหาในการขนส่งสินค้า

11/16/2010 Information Systems

ข้อมูล (Data) เป็นข้อมูลดิบ เป็นส่วนพื้นฐาน แต่ยังไม่มีความหมาย คือยังไม่ได้นำมาประมวลและจัดเป็นองค์ความรู้ (Knowledge) ส่วนสารสนเทศ (Information) คือข้อมูลที่ผ่านกระบวนการ ผ่านการประมวลผล มีองค์ความรู้ เพื่อให้พร้อมใช้งาน

ระบบสารสนเทศ (Information system) คือ กระบวนการจัดเก็บรวบรวมข้อมูลและประมวลให้เป็นสารสนเทศ ทำให้องค์กรสามารถนำข้อมูลมาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้ ระบบสารสนเทศช่วยให้การทำงานดียิ่งขึ้น ทำให้มีแนวคิดหรือกระบวนการทำงานทางธุรกิจใหม่ๆขึ้นมาได้

ชนิดของระบบสารสนเทศ

1.     Personal and Productivity Systems ระบบสารสนเทศส่วนบุคคล เช่น โทรศัพท์มือถือ

2.     Transaction Processing Systems  ระบบสารสนเทศที่จัดเก็บและประมวลการทำธุรกรรมทั้งหมดขององค์กร

3.     Functional and Management Information Systems ระบบสารสนเทศของหน่วยงานต่างๆในองค์กรซึ่งเป็นแนวตั้งในองค์กร รองรับการทำงานในแต่ละหน่วยงาน แต่มักไม่เชื่อมกับหน่วยงานอื่น

4.     Enterprise Systems (Integrated) ระบบสารสนเทศที่เชื่อมหน่วยงานทุกหน่วยงานในองค์กรเข้าด้วยกัน อาจจะเชื่อมกับหน่วยงานภายนอกเช่น supplier หรือ ลูกค้าได้ เช่น Enterprise Resource Planning (ERP) system

5.     Interorganizational Systems ระบบสารสนเทศที่เชื่อมองค์กรหลายๆองค์กรเข้าด้วยเช่น เช่นเชื่อมต่อข้อมูลระหว่างสาขา หรือระหว่างประเทศ

6.     Global Systems ระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงกันทั่วโลก

7.     Very Large and Special Systems ระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ที่ใช้ร่วมกันในอุตสาหกรรมใดอุตสาหกรรมหนึ่งทั่วโลก  ไม่ส่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่

ระบบสารสนเทศที่ใช้ในธุรกิจ

Transaction Processing System (TPS) เป็นระบบสารสนเทศที่เป็นพื้นฐานและสำคัญที่สุดในองค์กร เนื่องจากเป็นระบบที่บันทึกข้อมูลและธุรกรรมที่เกิดขึ้นในองค์กรทุกวัน

Management information systems (MIS) เป็นระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับกลางใช้ในการตัดสินใจ สามารถนำผลที่ได้มาเปรียบเทียบวิเคราะห์ได้ โดยข้อมูลมาจาก Transaction Processing system เป็นกิจกรรมที่เกิดขึ้นภายในองค์กร พอประมวลผลแล้วจะอยู่ใน Management Information systems

Decision support systems (DSS) เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินใจ โดยการใช้หลักสถิติมาช่วยประมวลผล

ให้ผู้บริหารระดับกลาง เอาข้อมูลภายนอกมาวิเคราะห์ร่วมกับข้อมูลภายในไม่ว่าจะเป็น TPS หรือ MIS ช่วยในการตสจ

Group Decision Support System (GDSS) เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินใจสำหรับการประชุมกลุ่ม ช่วยลดความขัดแย้งและส่งเสริมให้สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้มากขึ้น

Executive support systems (ESS) ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง เป็นระบบที่รวบรวมข้อมูลจากภายนอกองค์กรมาใช้ในการตัดสินใจด้วย จะมี Dash Board ให้เลื่อนไปมา สามารถเปรียบเทียบได้

Enterprise Application Systems ระบบสารสนเทศที่เก็บข้อมูลภายในองค์กร ทำให้การทำงานราบรื่นขึ้น ทุกส่วนสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้

Supply Chain Management systems (SCM) เป็นระบบสารสนเทศที่บริหารความสัมพันธ์ของบริษัทกับ Supplier แป่งปันข้อมูลพวกคำสั่งซื้อ กำลังการผลิต ระดับสินค้างคงเหลือ การส่งสินค้าและบริการ

Customer relationship management systems (CRM) ระบบสารสนเทศที่ให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการในธุรกิจเพื่อตอบสนองลูกค้า

Knowledge management systems ระบบสารสนเทศที่ช่วยในจัดการองค์ความรู้ในองค์กร เพื่อสามารถให้เอาความรู้ของแต่ละบุคคลแต่ละแผนกมาใช้ร่วมกันได้ โดยการเก็บไว้ในระบบ หา Best practice หรือเพื่อหาองค์ความรู้ที่ซ่อนไว้ในองค์กร

Collaboration communication systems ระบบสารสนเทศที่ใช้ส่งเสริมการติดต่อกันของบุคลากรในองค์กร เช่นInstant messaging (IM)

ตำแหน่งใหญ่สุด คือ CIO Chief Information Officer หรือ CTO Chief Technology Officer คือ ผู้บริหารสูงสุดที่ดูแลเทคโนโลยีสารสนเทศ

Presentation

Electronic Paper หรือ e-paper เป็นกระดาษที่มีการแสดงผลเหมือนหน้าจอคอมพิวเตอร์ โดยใช้ Black light ให้ความสว่างเพื่อถนอมสายตา และสามารถอ่านกลางที่แจ้งได้ สามารถอัพเดทข้อมูลได้เหมือนคอมพิวเตอร์ มีน้ำหนักเบาและสามารถโค้งงอได้อีกด้วย

Tablet PC เป็นเครื่องคอมพิวเตอร์พกพาขนาดเล็ก มีน้ำหนักเบา สามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้ง่าย และมีระบบสัมผัสหน้าจอ แต่มีข้อจำกัดที่ประสิทธิภาพของ CPU ยังต่ำกว่าคอมพิวเตอร์ทั่วไป

Green IT เป็นแนวคิดและการจัดการใช้เทคโนโลยีที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมมากขึ้น เป็นการใช้เทคโนโลยีให้คุ้มค่ามากที่สุด และยัง เป็นการส่งเสริมภาพลักษณ์ที่ดีให้องค์กร สามารถเพิ่มมูลค่าให้องค์กรได้อีกด้วย